La présente Politique de protection des renseignements personnels est établie conformément à la loi 25 sur la protection des renseignements personnels au Québec.
Les renseignements personnels que vous nous confiez sont précieux et nous nous faisons un devoir de les protéger afin de sauvegarder notre relation professionnelle et d’affaires avec vous.
La politique vise donc à informer nos membres et utilisateur.trice.s sur les pratiques de notre organisation en matière de collecte, d’utilisation, de partage, de conservation et d’accessibilité de vos renseignements personnels. Cette politique s’applique tant et aussi longtemps que nous détenons vos renseignements, y compris après la fin de notre relation professionnelle et d’affaires.
En vue de veiller à la conformité de notre organisation avec la présente politique de protection des renseignements personnels et des principes qui la sous-tendent, la Coopérative horticole Groupex et ses bannières marketing Maître Paysagiste et Passion Jardins ont désigné un responsable de la protection des renseignements personnels.
Si vous avez des commentaires ou des questionnements au sujet de la présente politique ou de la manière dont la Coopérative et ses bannières gèrent vos renseignements personnels, ou encore si vous souhaitez porter plainte à cet égard, vous pouvez communiquer avec :
Chef de la protection des renseignements personnels
Coopérative horticole Groupex et ses bannières marketing Maître Paysagiste et Passion Jardins
Sébastien Cordeau
Directeur général
25, avenue Bégin
Lévis (Québec)
G6V 4B8
sebastien.cordeau@groupex.coop
1 877 838-7270, poste 226
Vous pouvez également porter plainte par écrit à la Commission d’accès à l’information. L’information pertinente à ce sujet se trouve sur le site web de la Commission.
La Coopérative horticole Groupex et ses bannières Maître Paysagiste et Passion Jardins recueille uniquement les renseignements personnels nécessaires à l’établissement d’une communication avec ses membres et utilisateurs.trice.s et au déploiement de ses activités.
Ainsi, la Coopérative et ses bannières peuvent recueillir des renseignements d’identification, c’est-à-dire :
Nous pouvons recueillir les renseignements personnels d’identification auprès de vous lorsque vous interagissez avec un.e employé.e de notre organisation autorisé.e à recueillir ces renseignements ou au moyen d’un formulaire ou encore lorsque vous nous transmettez un courriel.
La Coopérative et ses bannières utilisent les renseignements personnels concernant ses membres et ses utilisateur.trice.s dans le but de :
La Coopérative et ses bannières utilisent uniquement vos renseignements personnels aux fins ci-haut mentionnées. Nous demanderons votre consentement pour toute autre utilisation qui n’aurait pas été préalablement prévue, sauf dans des situations où la loi le permet.
Au sein de la Coopérative et de ses bannières, seuls ont accès à vos renseignements personnels les membres du personnel qui en ont besoin dans l’accomplissement de leurs fonctions. De plus, nous avons établi et déployé des procédures internes comme des accès restreints afin de nous assurer que chaque employé.e n’a accès qu’aux renseignements nécessaires à la réalisation des tâches qui lui sont assignées.
La Coopérative et ses bannières peuvent transférer les renseignements personnels recueillis à des fournisseurs de services et à d’autres partenaires de confiance sélectionnés avec beaucoup de soin par notre organisation. Ces fournisseurs et partenaires ont l’obligation de garder les renseignements personnels confidentiels, de les utiliser uniquement aux fins pour lesquelles la Coopérative et ses bannières les divulguent et de traiter ces renseignements personnels selon les principes établis par la présente Politique.
Les fournisseurs et partenaires tiers ayant accès à vos renseignements personnels signent une entente de confidentialité avec nous et s’engagent à n’utiliser vos renseignements que pour les fins mentionnées dans l’entente et à leur accorder le même niveau de protection que nous offrons. Par exemple, nous pouvons communiquer des renseignements personnels à des organismes comme HortiCompétences à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques, en accord avec les conditions prévues par la Loi 25.
La Coopérative et ses bannières utilisent vos renseignements uniquement avec votre consentement ou si la Loi 25 nous le permet. Nous pouvons obtenir votre consentement au moment où vous remplissez un formulaire de collecte de renseignements personnels, par courriel ou encore au moment de communiquer directement avec notre organisation.
Par exemple, nous pouvons obtenir votre consentement lorsque :
Par ailleurs, il est important de souligner que nous n’obtenons pas votre consentement à chaque interaction avec vous. Par exemple, si vous avez donné votre consentement à vous inscrire à notre infolettre, nous pourrons considérer que vous acceptez que nous vous transmettions notre infolettre à chaque mois, jusqu’au moment où vous décidiez de vous désabonner.
La Coopérative et ses bannières utilisent des témoins sur ses sites web respectifs, soit www.groupex.coop; www.passionjardins.com; et www.maitrepaysagiste.com, dans le but de faciliter la navigation, pour personnaliser l’utilisation des sites, pour des fins statistiques, pour mesurer l’audience et le trafic sur chacun des sites web et finalement pour comprendre l’utilisation que vous en faites en tant que membre et utilisateur.trice.
En somme, les fichiers témoins (cookies) nous aident à recueillir des renseignements sur votre navigation. Les renseignements recueillis sont notamment :
En tant que membre et utilisateur.trice, vous êtes en mesure de configurer votre navigateur pour bloquer les témoins en paramétrant votre navigateur Internet. De plus, vous pouvez en tout temps détruire les témoins en effaçant votre historique de navigation.
En utilisant les sites web de la Coopératiove et ses bannières, vous acceptez le dépôt de témoins sur votre ordinateur, téléphone intelligent ou tablette électronique.
La Coopérative et ses bannières conservent vos renseignements personnels selon votre adhésion. Par exemple, un dossier actif se réfère à un membre ou utilisateur.trice actif.ve, un dossier inactif se réfère à un membre ou utilisateur.trice n’étant plus membre de la Coopérative ni de ses bannières.
La Coopérative et ses bannières ne conservent aucun dossier membre qu’ils soit actif ou inactif sur papier. Tout renseignement personnel est conservé dans un serveur informatique. Il est important de souligner que nous conservons tout renseignement personnel conformément aux meilleures pratiques de conservation et d’archivage.
La Coopérative et ses bannières conservent vos renseignements personnels, en format numérique, aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les fins auxquelles les informations ont été recueillies ou aussi longtemps que requis ou permis selon la Loi 25. Le but, la nature et la sensibilité des renseignements ont été pris en compte dans la détermination des périodes de conservation.
Une fois que vous n’êtes plus membre ou utilisateur.trice de la Coopérative et de ses bannières, vos renseignements personnels sont archivés électroniquement en tant qu’anciens membres pour une durée de six (6) ans. Lorsque vos renseignements ne sont plus nécessaires, nous les détruisons en toute sécurité.
Nous nous engageons à mettre en œuvre des efforts importants dans le but de protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol, et l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisée. Nous avons d’ailleurs établi des procédures de sécurité pour assurer cette protection, notamment en limitant les personnes ayant accès à vos renseignements personnels par la mise en place de :
De cette façon, seuls les employés ayant besoin de consulter vos renseignements dans le cadre de leur travail y ont accès.
Conformément à la loi 25, tout.e utilisateur.trice a le droit de demander l’accès à ses renseignements personnels détenus par la Coopérative et ses bannières. Il ou elle a également le droit de demander la rectification de toute information inexacte ou incomplète. Pour exercer ces droits, l’utilisateur.trice peut nous contacter à l’adresse indiquée dans la section 2 de la présente Politique.
Nous nous réservons le droit de modifier cette Politique de protection des renseignements personnels à tout moment. Toute modification sera publiée sur notre site avec une date de mise à jour. Nous encourageons nos utilisateur.trice.s à consulter régulièrement cette politique pour être informé.e.s de nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels.
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